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用友OA & ERP集成應用在山東華鼎偉業(yè)
- 發(fā)布人：煙臺致友軟件 發(fā)布時間：2020-05-26 17:16
- 所屬行業(yè)：LED照明
關鍵詞：OA、ERP、OA-ERP集成
協(xié)同辦公 集成管理
——用友OA & ERP集成應用在山東華鼎偉業(yè)
綜述
山東華鼎偉業(yè)能源科技股份有限公司主營LED生產(chǎn)及工程施工服務，使用用友ERP財務供應鏈系統(tǒng)進行企業(yè)業(yè)務管理，使用用友OA協(xié)同辦公處理日常單據(jù)的審批及文檔的管理。由于OA審核流程的靈活、便捷，合同、生產(chǎn)物料、工程用料的請購，原料的到貨、檢驗通知，發(fā)貨申請等都使用OA表單系統(tǒng)進行協(xié)同處理，ERP操作員根據(jù)OA表單審核結果，將合同、請購單、到貨單、發(fā)貨單等信息錄入ERP系統(tǒng)。以上業(yè)務流程，由于OA申請時書寫不規(guī)范，在轉(zhuǎn)入ERP時往往無法對應到實際的產(chǎn)品，物料編碼，經(jīng)常弄錯，業(yè)務和ERP脫節(jié)，而且存在嚴重的重復工作。
基于以上業(yè)務情況，進行業(yè)務流程優(yōu)化，打通ERP、OA數(shù)據(jù)，將OA數(shù)據(jù)無縫轉(zhuǎn)接到ERP系統(tǒng)，同時支持ERP的單據(jù)提交到OA審批，極大利用OA審批的便捷性，減少重復工作的同時更保證了數(shù)據(jù)的連貫、正確。
一、企業(yè)概況
1、 企業(yè)簡介
山東華鼎偉業(yè)能源科技有限公司
主營業(yè)務：企業(yè)專業(yè)致力于城市照明、景觀照明設計；LED節(jié)能光源電子產(chǎn)品的研發(fā)、生產(chǎn)和銷售，太陽能、風能路燈；光伏電站、光伏應用產(chǎn)品的系統(tǒng)開發(fā)與集成等。公司生產(chǎn)的LED路燈、庭院燈、射燈、投光燈、數(shù)碼管、日光燈、球泡燈達到國內(nèi)先進水平，產(chǎn)品的使用壽命可達5萬-10萬小時，體積小、防水、防震、防爆，易于調(diào)光、調(diào)色，節(jié)電率可達60%以上，適合鐵路、場館、碼頭、工礦、隧道、道路、城市亮化等。
公司具備完善的銷售和售后服務體系，在北京、濟南、深圳、內(nèi)蒙、新疆、太原、長春、青島、河北、遼寧等地設有分公司、辦事處，產(chǎn)品遠銷美國、俄羅斯、韓國、加拿大、德國、新加坡、非洲等海外國家和地區(qū)。
2、組織架構圖
3、信息化歷程
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2010-2014用友ERP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)獨立使用
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2014年11月用友ERP-U8、OA集成應用成功上線。
4、ERP部署圖
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產(chǎn)品線 |
模塊組 |
部署模塊 |
應用部門 |
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ERP |
財務
供應鏈 |
總賬、應收、應付、固定資產(chǎn)、報表 |
各業(yè)務部門 |
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銷售、采購、庫存、存貨 |
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OA |
辦公協(xié)同 |
辦公協(xié)同 |
各業(yè)務部門 |
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ERP-OA集成系統(tǒng) |
集成 |
業(yè)務單據(jù)集成 |
各業(yè)務部門 |
二、OA-ERP集成優(yōu)化方案
1、銷售業(yè)務單據(jù)集成
優(yōu)化銷售流程：在ERP中實現(xiàn) 銷售訂單-銷售發(fā)貨-銷售出庫-銷售開票的流程，取消原OA中的《發(fā)貨通知單》，在ERP中通過銷售發(fā)貨單的提交送審實現(xiàn)銷售發(fā)貨通知，，提高工作效率；訂單及時錄入便于其他業(yè)務部門查詢及銷售追蹤。
內(nèi)部訂單在OA填寫發(fā)起，OA審批之后形成ERP銷售訂單，銷售訂單為后續(xù)發(fā)貨的依據(jù)。
啟用發(fā)貨申請單-ERP發(fā)起，發(fā)貨申請單在ERP中參照銷售訂單生成并提交OA送審，在OA審核通過后，發(fā)貨申請單處于審核狀態(tài)，倉庫可參照發(fā)貨申請單生成銷售出庫單；
銷售與生產(chǎn)緊密聯(lián)系：銷售訂單或內(nèi)部訂單及時錄入ERP即為客戶需求，銷售內(nèi)勤及計劃人員都能通過ERP查詢，在OA中根據(jù)銷售訂單及時錄入《生產(chǎn)任務單》，經(jīng)過OA評審庫存量確定生產(chǎn)數(shù)量（生產(chǎn)任務單上可以標明ERP銷售訂單號）下達生產(chǎn)。
2、采購業(yè)務單據(jù)集成
針對采購業(yè)務，ERP與OA系統(tǒng)相結合，采購優(yōu)化方案如下：
銷售-工程-生產(chǎn)-技術等部門在OA上的各種采購申請由ERP采購業(yè)務中請購單代替，相關人在OA填寫發(fā)起，審批流程參照原有OA流程設置，審批通過后自動形成ERP的請購單；
生產(chǎn)用原材料請購計劃員可通過生產(chǎn)計劃單生產(chǎn)數(shù)量，齊套生單生成采購請購單并提交送審；生成原材料采購清單（請購單）在ERP生成之后，提交送審至OA審批。
ERP中采購訂單根據(jù)請購單生成；
采購到貨時由采購在ERP中錄入到貨單，提交OA送審，經(jīng)過質(zhì)檢環(huán)節(jié)如需質(zhì)檢，則品?！恫牧纤蜋z報告》，完成后審核到貨單并通知相關人員，自動生成ERP單據(jù)，倉庫依據(jù)ERP到貨單生成ERP采購入庫單；
三、關鍵應用價值
拓展了OA協(xié)同應用范圍，OA中即可完成業(yè)務審批和業(yè)務報表查看，公司高層無需登陸復雜ERP門戶界面，或者等待人員手工統(tǒng)計業(yè)務數(shù)據(jù)，可輕松參與到企業(yè)實際經(jīng)營中的業(yè)務審批與監(jiān)控，有效提高業(yè)務管理效率。
業(yè)務數(shù)據(jù)入口唯一，業(yè)務人員無需頻繁切換系統(tǒng)，避免了ERP與OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)重復錄入，工作繁瑣度和數(shù)據(jù)出錯的幾率大大降低，工作效率提升。
業(yè)務審批意見在OA系統(tǒng)中清晰可見，業(yè)務來龍去脈了如指掌，問題根源不在難查究竟，業(yè)務節(jié)奏及業(yè)務準度有效提升。
解決異地機構人員業(yè)務單據(jù)上報和審批困難。C/S架構應用系統(tǒng)難以有效支持異地辦公，OA集成利用OA B/S架構的門戶訪問ERP業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)，使異地機構業(yè)務單據(jù)的上報和審批可直接在IE瀏覽器上完成，這種簡單的操作模式為管理層及時有效的了解和監(jiān)控異地分支機構業(yè)務狀況提供了有效的技術支持。
集成可實時調(diào)用ERP系統(tǒng)自定義報表，在通過OA用戶的報表賦權后，管理層即可通過OA門戶輕松獲得來自ERP業(yè)務系統(tǒng)的財務報表和業(yè)務統(tǒng)計分析報表，更配以圖形化的展示界面，讓管理者第一時間掌控企業(yè)關鍵數(shù)據(jù)和經(jīng)營狀況，為決策提供有效的數(shù)據(jù)基石。
四、應用效果
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業(yè)務數(shù)據(jù)統(tǒng)一。使用OA-ERP集成后，OA填制表單所調(diào)用的存貨檔案、客戶檔案、供應商檔案等基礎數(shù)據(jù)完全取自ERP,數(shù)據(jù)完全一致，審批過后無縫轉(zhuǎn)入ERP形成業(yè)務單據(jù)；
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減少重復工作、避免出錯。由于OA審批的單據(jù)自動轉(zhuǎn)入ERP，減少了之前重復錄入的工作，也避免了因為數(shù)據(jù)不一致而導致的錯誤；
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解決遠程應用問題。異地機構業(yè)務單據(jù)的上報和審批可直接在IE瀏覽器上完成，這種簡單的操作模式為管理層及時有效的了解和監(jiān)控異地分支機構業(yè)務狀況提供了有效的技術支持，不需要登錄復雜的ERP門戶進行了解；
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業(yè)務流程數(shù)據(jù)存檔。凡是在OA審批過的流程在系統(tǒng)中清洗可見，避免日后業(yè)務的扯皮，便于了解業(yè)務的來龍去脈。
五、客戶證言
通過OA和ERP的集成，減少了重復工作，提高了辦公效率，通過OA審批讓企業(yè)的高層更便捷的了解到了ERP，但又不需要打開ERP,整個審批的效率和數(shù)據(jù)的準確性都大大提高。
——財務經(jīng)理 ERP項目經(jīng)理 張紹紅
六、專家點評
華鼎偉業(yè)獨立使用ERP和OA系統(tǒng)比較長的時間，在這段時間內(nèi)業(yè)務人員反映出很多問題，比如單據(jù)的重復錄入，業(yè)務流程的繁瑣，數(shù)據(jù)的一致性問題，通過ERP和OA系統(tǒng)集成，很好的解決了暴露出的問題，提升了工作效率，優(yōu)化了業(yè)務流程，為財務核算提供了快速、準確的數(shù)據(jù)。
——致友軟件公司項目經(jīng)理 李志勇
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