辦公自動(dòng)化概述  如果您正在思考從關(guān)注產(chǎn)品和服務(wù)的傳統(tǒng)型企業(yè)，轉(zhuǎn)型為關(guān)注人的創(chuàng)新與高效溝通的社會(huì)化企業(yè)，用友辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以幫助您通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立一張高質(zhì)量、高效率的信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公、資源共享、高效協(xié)同的事務(wù)處理機(jī)制，為員工提供一個(gè)即時(shí)有效的信息交流管道，為領(lǐng)導(dǎo)提供一個(gè)方便有效的事件跟蹤和監(jiān)督手段，從而實(shí)現(xiàn)辦公現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和人性化管理。

　　一、客戶需求。

　　1.制度的規(guī)范與執(zhí)行得不到保障。審批周期長，業(yè)務(wù)停滯，特事特辦越來越多，制度流于形式，其管理難點(diǎn)是：常常因中間環(huán)節(jié)的延誤，如常常因?yàn)楣芾韺拥某霾睿瑢?dǎo)致工作的停頓；積攢的工作變成不得不立即處理的緊急事務(wù)；打破常規(guī)的特事特辦違章處理情況大大增加；業(yè)務(wù)的溝通和協(xié)作不順暢，導(dǎo)致延誤，效率下降。

　　2.部門之間相互推諉扯皮，工作效率下降，組織管理成本上升，其管理難點(diǎn)是：企業(yè)在涉及到跨部門協(xié)作的時(shí)候，經(jīng)常會(huì)因?yàn)槟骋粋€(gè)或多個(gè)部門的原因而導(dǎo)致工作的延誤；追查的過程中，部門之間大多數(shù)情況下是相互推諉，推卸責(zé)任；對(duì)下級(jí)的過程監(jiān)控不到位，信息多級(jí)傳遞失真。

　　3.信息多級(jí)傳遞失真，過程缺乏跟蹤和監(jiān)督，事情的處理結(jié)果事與愿違：無法做到對(duì)下級(jí)任務(wù)執(zhí)行過程的全程監(jiān)控；無法及時(shí)糾正錯(cuò)誤并進(jìn)行催辦和督辦；上級(jí)交辦的任務(wù)沒有被及時(shí)正確的執(zhí)行功率；知識(shí)的收集、整理與共享困難，員工的生產(chǎn)效率和技能素質(zhì)提升緩慢。

　　4.辦公資源管理不妥善，資源利用率低，辦公成本高。資源閑置浪費(fèi)，資源使用沖突，企業(yè)運(yùn)營成本過高，這些問題是：不能及時(shí)、準(zhǔn)確提供企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)有的資源使用狀況；企業(yè)各種資源的調(diào)動(dòng)、使用記錄得不到透明化和嚴(yán)格控制；資源的利用率底下；企業(yè)固定資產(chǎn)和管理費(fèi)用的開支很高；辦公成本很高常低。

　　二、辦公自動(dòng)化OA的解決方案。

　　協(xié)同辦公管理能完成日常的行政辦公、審批和管理等工作，同時(shí)也是一個(gè)應(yīng)用集成平臺(tái)和統(tǒng)一的門戶，實(shí)現(xiàn)多種業(yè)務(wù)系統(tǒng)的單點(diǎn)登錄和業(yè)務(wù)集成，企業(yè)內(nèi)部各單位、部門、組群、員工之間，包括與外部供應(yīng)商、外協(xié)廠、分銷商、客戶能超越組織、地理、時(shí)空界限，進(jìn)行及時(shí)高效、有序可控、全程共享的溝通和處理，適合領(lǐng)導(dǎo)決策把控、中層執(zhí)行和全員辦公應(yīng)用。

1.如何提高市場反應(yīng)速度?
對(duì)策一：郵件轉(zhuǎn)內(nèi)部協(xié)同。把郵件等外部信息轉(zhuǎn)化為內(nèi)部的協(xié)同，實(shí)現(xiàn)內(nèi)外信息的快速交互。
對(duì)策二：按業(yè)務(wù)設(shè)流程周期。對(duì)于任務(wù)、協(xié)作、審批等流程、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)行周期設(shè)置，保證快速響應(yīng)。
對(duì)策三：定制信息收集模板。把信息搜集和反饋的內(nèi)容，通過定制表單模板固定化。

2.如何保證訂單的準(zhǔn)時(shí)交付？
對(duì)策一：公告和新聞。及時(shí)的發(fā)布和查閱公司的各種新聞、規(guī)章制度、通知和活動(dòng)安排等相關(guān)信息。
對(duì)策二：網(wǎng)絡(luò)調(diào)查。通過發(fā)起調(diào)查，在企業(yè)范圍內(nèi)廣泛進(jìn)行民意搜集，協(xié)助企業(yè)了解企業(yè)、員工真實(shí)情況，為高層決策系統(tǒng)提供最真實(shí)的信息。

3.如何在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行即時(shí)交流？
對(duì)策一：企業(yè)的即時(shí)通訊工具—UTU。可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部人員的實(shí)時(shí)溝通、交流，可以支持單人會(huì)話、多人會(huì)話、文件傳輸、群組協(xié)作、截屏插圖等。
對(duì)策二：共享U8AIO的消息及任務(wù)。UTU可搭建在 U8 All-in-One基礎(chǔ)之上 ，用戶在UTU中可以接收來自U8、CRM、PLM的系統(tǒng)消息，實(shí)時(shí)共享預(yù)警、業(yè)務(wù)通知、工作流任務(wù)的審批等消息及工作任務(wù)。
對(duì)策三：支持多形式的業(yè)務(wù)通知。用戶在業(yè)務(wù)處理的過程中，可以通過UTU/門戶/手機(jī)/郵件四種方式通知到相關(guān)的人員，比如業(yè)務(wù)主管在查看審批后的訂單后，可以即時(shí)給客戶發(fā)郵件并攜帶訂單附件，業(yè)務(wù)主管可以把有問題的訂單鎖定后通知給生產(chǎn)人員、業(yè)務(wù)員等等。
對(duì)策四：豐富的業(yè)務(wù)對(duì)接。UTU提供標(biāo)準(zhǔn)接口，可與企業(yè)其他各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，除了能夠獲取與其集成的第三方系統(tǒng)的用戶組織外，還支持用戶自建，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)人員與客戶、供應(yīng)商等相關(guān)外部人員的實(shí)時(shí)溝通。

4.如何實(shí)現(xiàn)OA與ERP的整合？
對(duì)策一：表單直接生成憑證。通過設(shè)置對(duì)應(yīng)的科目和憑證定義，審批后的表單直接轉(zhuǎn)化成ERP中的記賬憑證。
對(duì)策二：消息共享。通過整合人員組織等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以及消息推送機(jī)制，門戶消息、待辦任務(wù)、預(yù)警信息可以共享，及時(shí)的進(jìn)行業(yè)務(wù)預(yù)警和提醒。

　　三、辦公自動(dòng)化OA應(yīng)用價(jià)值。

　　1.過程控制，規(guī)范管理。幫助企業(yè)通過“表單+流程”的方式實(shí)現(xiàn)制度落地，實(shí)現(xiàn)上級(jí)對(duì)下級(jí)的過程監(jiān)督和結(jié)果控制，提高管理能見度；隨機(jī)協(xié)作過程、結(jié)果可視化、提高授權(quán)協(xié)作有效性；是組織級(jí)體系化管理手段的實(shí)施平臺(tái)。

　　2.敏捷組織，快速響應(yīng)。通過協(xié)同與郵件打通等手段，把外部信息的響應(yīng)轉(zhuǎn)化為內(nèi)部協(xié)同，減少信息衰減；由下而上的信息呈報(bào)，縮短信息對(duì)稱時(shí)間、過程；隨需應(yīng)變組建“跨部門”的動(dòng)態(tài)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)；實(shí)現(xiàn)流程集成，內(nèi)部流程處理結(jié)果轉(zhuǎn)化為向下的反饋和對(duì)外部及時(shí)響應(yīng)；移動(dòng)協(xié)同，實(shí)時(shí)審批、處理。

　　3.整合系統(tǒng)，輔助業(yè)務(wù)溝通、協(xié)作和決策。作為管理層以及全部組織成員的日常溝通和協(xié)作平臺(tái)，通過單點(diǎn)登錄關(guān)聯(lián)其他應(yīng)用，避免不同系統(tǒng)的多次登錄；與 ERP 等其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)級(jí)的整合應(yīng)用，完成同一個(gè)業(yè)務(wù)流程的各節(jié)點(diǎn)之間的信息對(duì)稱和輔助決策審批流程的支持，實(shí)現(xiàn)管理層在協(xié)同辦公中對(duì) ERP流程的審批，滿足組織對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)相整合的擴(kuò)展性需要，提升個(gè)人工作效率和減低組織管理成本。

　　4.改善溝通，共享知識(shí)，促進(jìn)文化建設(shè)。知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、過程等信息集中存儲(chǔ)、共享、統(tǒng)一管理；根據(jù)內(nèi)容授權(quán)學(xué)習(xí)，方便、靈活。以協(xié)同、在線消息等功能打破溝通的時(shí)空局限性，擴(kuò)展溝通手段。利用公告、新聞、調(diào)查功能采集大面積反饋。通過開設(shè)管理主題論壇，、增強(qiáng)組織成員參與的興趣、加強(qiáng)溝通、輔助完成文化建設(shè)。